Vejledning til sygefraværssamtale

Sygefraværssamtale – et par stikord til afholdelse

Medarbejderen er indkaldt til en sygefraværssamtale, og formålet med samtalen er at afdække årsagerne til sygefraværet samt at finde ud af, hvad arbejdspladsen kan gøre for at hjælpe medarbejderen tilbage til arbejdspladsen, nedbringe fraværet og øge trivslen.

Resultatet af samtalen bør være udarbejdelsen af en konkret handlingsplan for nedbringelse af fraværet.

Nedenfor beskrives generelle skridt i afholdelse af en fraværssamtale. Du kan hente en mere fyldestgørende vejledning her.

1. Forberedelse

Lederen bør på forhånd gøre sig klart, hvad der ønskes drøftet ved fraværssamtalen, og hvad han/hun ønsker at samtalen skal resultere i. Lederen bør derfor overveje følgende punkter, og ud fra disse skrive en dagsorden, som medarbejderen eventuelt bekendtgøres med, forud for samtalen:

• Målet med samtalen – Hvordan og hvornår kan medarbejderen vende tilbage, og hvad kan Egmont gøre for at støtte op?
• Fakta: Hvordan ser sygefraværets mønster og længde ud? Hvad synes du som leder om dette?
• Samtale om årsagerne til fraværet – hvad er medarbejderens forklaring?
• Forslag til nedbringelse: lederens og medarbejderens
• Eventuelle sanktionsmuligheder: Hvad sker der, hvis ikke fraværet nedbringes? Og hvad er tidsfristen for nedbringelse?
• Evt. fastsættelse af opfølgningsmøde/godkendelse af evt. handlingsplan.

2. Gennemførelse af samtalen

Samtalen bør naturligvis holdes bag lukket dør og i en ordentlig og fortrolig atmosfære. Udover ovennævnte forslag til dagsorden kan der gives følgende råd:

• Vær ærlig og oprigtig. Sig direkte, at du synes at fraværet er for højt, og giv udtryk for dit ønske om, at fraværet skal nedbringes. Giv evt. eksempler.
• Vær konstruktiv. Fokuser på fremtiden, stil spørgsmål og lad også medarbejderen komme til orde.
• Lav en aftale om fremtiden. Der udarbejdes en konkret handlingsplan, som beskriver, hvem der gør hvad. Denne indeholder følgende punkter:
  • Kort opsummering af samtalens indhold
  • Målet for handlingsplanen
  • Aftalte aktiviteter samt angivelse af, hvem der skal gøre hvad hvornår
  • Evt. dato for opfølgningsmøde på handlingsplanen