Hvad skal du huske?

Kontrakten
Kontakt HR, som hjælper dig med at udarbejde kontrakten. HR har brug for følgende oplysninger:

• Navn
• Adresse
• CPR-nummer
• Evt. kontonummer
• Startdato (evt. slutdato)
• Løn + evt. bonusaftale
• Pensionssats
• Hvilke eventuelle goder medarbejderen skal have 

Det er altid HR direktøren i Egmont Publishing Danmark, som underskriver kontrakter i Egmont Publishing Danmark. HR sender dernæst den underskrevne kontrakt til den kommende medarbejder for indhentelse af underskrift.

Når underskrevet ansættelseskontrakt er returneret i underskrevet stand, opretter HR den kommende medarbejder i Egmonts HR-system, så medarbejderen kan få løn og adgang til diverse systemer, og vores lønpartner Azets får besked. Her registreres desuden goder, udstyr og øvrige aftaler i henhold til kontrakten. 

Interne onboarding processer i et flow i FIX-IT
Så snart du har ansat en ny medarbejder, skal du hurtigst muligt (og senest 3 dage før startdato) udfylde onboarding formularen i FIX-IT. Den starter alle interne onboarding processer op. Du kan se en nærmere beskrivelse af processerne nedenfor. Du finder formularen i FIX-IT her:
https://egmont.itrp.com/self-service/requests/new/select_template?&service_id=21932&service_instance_id=73765&support_domain=egmont-hr

IT oprettelse og udstyr
Når du har du udfyldt formularen, modtager IT en brugeroprettelse, hvorefter de opretter medarbejderen. Her vælger du også, hvilket IT udstyr og adgange din nye medarbejder evt. skal have.

Når IT har oprettet mail og brugernavn, sender de en velkomstmail til medarbejderens mailboks.

VIGTIGT! husk at sætte din egen mail ind i formularen, hvor det er angivet, så du får en kopi af oprettelsen.

IT sender dig en mail, når det udstyr, du har bestilt, er klar til afhentning.

Oprettelse i faktureringssystemet i Document Capture
Hvis din medarbejder skal have adgang til at kontere fakturaer i Document Capture, skal du udfylde denne del i formularen. Dette giver besked til cfs@egmont.com, som vil oprette brugeradgangen.

Oprettelse i afregningssystemet Concur
Hvis din medarbejder skal have et Corporate Eurocard, skal vedkommende oprettes i afregningssystemet Concur.

Inden du kan begynde oprettelse af dette i formularen, skal du have medarbejderens kontonummer (bruges I tilfælde af at medarbejderen har udlæg). Hvis du ikke har medarbejderen kontonummer, kan du vælge at udfylde denne del senere i en separat formular.

Hvis du udfylder denne del i formularen, giver den besked til cfs@egmont.com, som vil oprette brugeradgangen.

Bestilling af corporate Eurocard                                
Har medarbejderen et behov for et Eurocard, vælger du dette i formularen. Bemærk, du skal bruge en del oplysninger om medarbejderen som adresse, CPR med videre. 

Hvis du har spørgsmål til denne proces, kan du kontakte Sekretariatet.

Når kortet er klar, sendes det direkte til medarbejderen.

Egencia - Travel agency
Hvis medarbejderen har et behov for at skulle rejse, skal den kommende medarbejder oprettes i Egencia, som er det rejsebureau, Egmont anvender. Dette sker ved at udfylde feltet i formularen.

For hjælp se Procurements side på Insight her:

https://egmont.sharepoint.com/sites/intranet/Tools/Finance/Agreements/Pages/Agency---Egencia.aspx

Adgangschip
Når du udfylder formularen, giver det besked til Sekretariatet, som opretter adgangschip.

Velkomstblomster                                              
Alle medarbejdere skal have en velkomstbuket, når de starter. Kontakt evt. sekretariat for navn/e-mail på leverandør. 

Informer afdeling, reception og relevante personer   
Inden medarbejderen starter, er det en god idé at sende en mail rundt i afdelingen med information om den nye medarbejder eller oplys evt. om dette på afdelingsmøde
Dagen før medarbejderen starter, bør du tjekke at arbejdspladsen er klar og alt virker som det skal.

Forslag til første dag                                         
Hilse på hele afdelingen og relevante samarbejdspartnere i hele huset
Fælles morgenmad
Rundvisning i huset
Introduktion til arbejdsopgaver/organisation
Gennemgang af internt afdelingsdrev
Opsætning af printer m.v.
Gennemgang af Intranet og medarbejderhåndbog
Oplys om diverse goder
Præsentation i reception
Præsentation af arbejdsmiljø-repræsentant – herunder kort gennemgang af brandprocedurer

Egmonts introduktionsdag for nye medarbejdere                          
Som supplement til den selskabsinterne introduktion tilbyder Koncern HR introduktion til Egmont koncernen for nye medarbejdere i Danmark. Arrangementerne er af en hel dags varighed og afholdes med jævne mellemrum og efter behov, typisk 2-3 gange om året.

Arrangementet har til formål at give den nye medarbejder en overordnet introduktion til Egmont, herunder divisioner og selskaber, mål og visioner, kulturen i Egmont, samarbejde og meget mere. Samtidig er dagen en oplagt mulighed for at skabe netværk på tværs af organisationen.

Nye medarbejdere får ca. 3 uger før arrangementet en invitation direkte per mail. Den nye medarbejder skal afstemme deltagelse og dato med deres nærmeste leder inden endelig tilmelding.